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【学童保育】初めての「オンライン懇談会」開催準備とやってみた感想

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5月末のある日・・・
指導員

7月の懇談会、どうしますか?

指導員

去年は、新型コロナウィルスの影響で懇談会は中止、資料の配布だけだったわね・・・

所長

オンラインでやってみようよ

・・・というわけで、がってん学童の保護者懇談会を、初めてオンラインで開催することになりました

長引く感染予防対策で、懇談会など人が集まる機会がすっかり少なくなってしまいました。

そんな状況をなんとか打開したいと考えている指導員の皆さんも多いのではないでしょうか。

今回の記事では、オンライン懇談会の開催にあたって、私たちが苦労した点や準備、懇談を終えての感想などについてまとめました。

指導員

私たちの取り組みが参考になれば嬉しいです

この記事の目次

  • オンライン懇談会の内容
  • オンライン懇談会の準備
  • いよいよ本番!
  • オンライン懇談会、やってみた感想

オンライン懇談会の内容

所長

まずは懇談会の内容からだね

指導員

普段の懇談会とできるだけ同じ内容にしたいわ

懇談会の内容

①オンライン懇談会の注意点

②所長挨拶

③各担任より子ども達の様子の報告

④夏休みの生活について

⑤夏休み行事について

⑥保護者へのお願い

⑦意見交流会

指導員

意見交流会は、分科会みたいに少人数のグループにしては?

指導員

自信ないわ

所長

初めてだから、難しいことはやめよう

ってなわけで、正直なところ、初めてのオンライン懇談会の一番の目標は、「指導員のマスクなしの顔を保護者の皆さんに見てもらうこと」。それができたらオッケー!って、あまり高望みはしないことにしました。

所長

みんな美男美女なんだからさ

指導員

やっぱり?そうかしら~

オンライン懇談会の準備

所長

内容が決まったら、準備だね

オンライン懇談会の作業リスト

  • 案内配布
  • 参加確認(Googleフォーム)
  • ズームのアップグレード
  • ミーティングパスワードの配布(一斉メール)
  • 資料(紙)の配布
  • 練習会(接続テスト)
  • 動画作成
  • 報告内容の作成
  • 子どもアンケートの実施
  • リハーサル
  • 画面共有用パワーポイント作成
  • 事後アンケート(Googleフォーム)
指導員

めっちゃ大変っすね~

所長

普段の懇談会でも準備は大変さ

そんなに変わんないよ

これらは、今回の懇談会で私たちがやった準備の内容ですが、全てが必要なわけではありません。

必要な部分だけを取り入れてくださいね。

指導員

一つずつ説明しま~す!

こちらもCHECK

【学童保育】ミッション・保護者懇談会を成功させよ!

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案内配布

指導員

6月の学童だよりで、オンライン懇談会開催の告知をしました

指導員

それと合わせて、懇談会の案内(紙)を配布しました

いつもの懇談会でもやっていることですが、今回は初めてのオンラインということで、ZOOMの使用方法をまとめた資料を添付しました。

全国指導員学校に参加した時の資料やその他のオンライン研修会の案内をいっぱい参考にさせていただきました。

ちなみに懇談会の日程だけは、4月に決めてお知らせしていました。

参加確認

指導員

Googleフォームってホント便利だね~

参加確認は、今回は紙のアンケートではなく、Googleフォームを使いました。

集計を自動でしてくれるので、便利です。

オンライン懇談会は、参加に必要なミーティングIDなどもメールで送ることになるので、参加確認もメールですることにしました。

Googleフォームは、一斉メールシステムを使って保護者に送ります。

参加確認アンケートの内容は以下の通りです。

  • 児童名
  • 参加・不参加
  • 不参加の理由(日程・時間・開催方法・その他)
  • 懇談会で指導員に質問したいこと
  • 意見交流で他の保護者に質問したいこと
  • オンライン懇談での写真・動画使用の確認
所長

オンライン開催でかえって参加しにく人がいるかもしれないから、今後の参考に不参加の理由を聞いておきたいよ

指導員

入所時に、写真や動画の掲載の許可はとっているけど、今回は初めての取り組みだから、保護者に確認をしておきましょう

ZOOMのアップグレード

ZOOMって、無料で利用できるんだけど、主催者として使用する時には、無料版だと40分までしか使えないんです。

今回の懇談会は90分のプログラムだから、有料版へのアップデートが必要でした。

指導員

私たちがアップグレートしたプランは「プロ」です

有料版にもいくつかのプランがあるのですが、「プロ」は、100人までの参加者で、会議制限時間は24時間まで可、費用は税込み2200円/月でした。

年間契約なら費用はお得になるんですが、今回は1か月のみの契約にしました。

支払方法はクレジットカードかpaypalになります。ちゃんと領収書が発行されますよ。

所長

1月ごとのプランでも自動で更新されちゃうみたいだから、懇談会が終わったら契約の解除を忘れないようにしよう

ミーティングパスワードの配布

所長

アップグレードもできたし、早速懇談会の日程をスケジュールしよう

ZOOMでは、会議の予定を作成すると、ミーティングID・ミーティングパスワード・参加者用リンクが作成されます。

これらを、一斉メールで保護者にお知らせします。

保護者向けに「練習会」を行うので、練習会用のミーティングIDなども同時に案内しました。

資料(紙)の配布

所長

オンライン懇談会に参加できない人もいるから、紙の資料は必要だね

これはいつもの懇談会と同じ。ただ、今回は懇談会当日ではなく、事前に手元に届くようにしておきました。

配布資料内容

  • 懇談会レジュメ
  • 夏休みの出席予定表
  • 行事参加申込書
  • 〇✖札
指導員

〇✖札は意見交流で使いま~す

A4の紙の裏表にでっかく〇✖って書いてあります。(詳しい使い方は後ほど)

練習会の実施

所長

初めてのオンライン懇談会で、参加に不安がある保護者のために、接続テストができる練習会を実施しよう

指導員

全国指導員学校みたいな感じですね

初めてのオンライン参加で不安な保護者のために、希望者には、オンライン会議に参加する練習ができる機会を作りました。

指導員

10人くらい参加してくれました

所長

保護者のマスクなしの素顔を見ることができたよ

本番が楽しみだね

動画・報告内容の作成

動画と、各担任からの子ども達の様子の報告の作成は、普段の懇談会と同じです。

所長

写真や動画を編集して、ムービーを作る

これは職人技だね

指導員

各指導員からの報告は、写真を使って、1人3分の報告内容をA4用紙1枚にそれぞれがまとめました

子どもアンケートの実施

今回の懇談会の保護者意見交流は、「大人への質問」をテーマにしました。

〇✖の紙を事前に配布して、保護者から保護者への質問を事前アンケートで募集しました。

子ども達にも協力してもらって、「大人に質問したいこと」をアンケートに書いてもらい、その中から面白い質問を、本番で保護者の皆さんにぶつけました。

指導員

予想以上にオモロイ質問が集まりましたよ~

リハーサル

報告内容がまとまった1週間前のタイミングで、リハーサルのオンライン会議を立ち上げ、本番と同じPCを使って、実際に指導員が1人ひとり報告してみました。

同じ部屋で、報告者以外の指導員たちが、画面を通して出来栄えをチェックして、率直に改善点を出し合いました。

所長

表情が硬いよ

指導員

もうちょっとゆっくり話してみよう

やっぱり、普段の懇談会とオンラインでは色々勝手が違うことがわかり・・・、これは大変ためになりました。

改善点を修正して、懇談会当日に2回目の最終リハーサルを行いました。

試行錯誤の末、本番は2台のパソコンを使うことにし、1台目が報告者用、2代目が参加者の承認用(ホスト)にしました。

画面共有用のプレゼンテーションを作成

所長

パワポは必要だね

リハーサルの結果、話す内容に応じて画面に映す(画面共有する)プレゼンテーションがあった方が良いということになり、要点をまとめた資料をパワーポイントで作成しました。

オンラインの場合、声が聞き取れなかったら、内容がまったく伝わらなくなっちゃうんです。

事後アンケートの作成

指導員

事後アンケートは、懇談会の感想ですね

懇談会終了後に保護者に一斉メールする事後アンケートをGoogleフォームで作成しました。

いよいよ本番!

所長

お疲れ様!

準備は本当に大変だったね

指導員

ついに懇談会当日ですね

最後に、オンライン懇談会に際して、保護者の皆さんにお伝えした注意点です。

事前に配布した文書や、懇談会当日の最初の挨拶の前に繰り返しお伝えしました。

オンライン懇談会の注意点

  • 発言する時以外はマイクをミュートにしてください
  • ビデオをONにしてください
  • 参加者名を児童名に変更してください
  • 子どもの写真や動画を上映します。参加者側での録画はお控えください
  • オンライン懇談会への参加は無料ですが、別途通信料が必要となります。パケット定額制でない方は、通信料が高額になる場合がありますのでご注意ください

オンライン懇談会、やってみた感想

所長

お疲れさまでした!

みんな本当に頼もしかったよ

約1か月半に及ぶオンライン懇談会の準備を経て、ついに本番が終了しました。

指導員

事後アンケートでは、参加してくれた保護者のほぼ全員が、次回もオンライン開催を希望でしたね

参加してくれた保護者の反応は上々で、懇談会翌日には、保護者との距離が縮まっていることを実感できました。

所長

動画の上映はやっぱり大好評だったね

指導員

子どもが学童に行きたがる理由がわかりました」って、保護者の感想がすごく嬉しかった!

意見交流会には、保護者と一緒に子ども達もたくさん参加してくれて、とても楽しいひと時となりました。

画面越しではありましたが、各家庭のお茶の間の雰囲気が結構わかったりしました。

所長

当初の目標通り、マスクなしの指導員の顔を保護者にたっぷり見てもらうことができたし、保護者の素顔も見ることができたね

いつもクールだと思っていたお母さんの、あったかい笑顔を見ることができたりして、本当に素顔の交流って大事だと思いました。

考えてみれば、昨年入所した2年生の保護者だって、お互いのマスクなしの素顔を知らなかった人も大勢いたんです。

所長

あらためて異常事態だと思ったよ・・・

指導員

次回は、懇談会ではなく、オンラインの交流会をやってみたいっす!!

指導員

ZOOMは色んな可能性を秘めてると思ったわ!

で、結局、いつもの懇談会とオンラインの開催と、どっちが指導員の負担が少なかったかというと・・・

所長

みんなどう思う?

指導員

初めてで大変だったけど、オンラインの方が楽だったわ

指導員

オンラインの方が楽だった!

というのが、がってん学童の指導員の感想でした。

一番大きかったのは、当日の受け入れの負担がまったくなかったことでした。

オンライン開催の課題
指導員

開催方法によって参加できなかった人への対応

一部でしたが、オンライン開催によって参加ができない人がいたんです。

そのような保護者には、学童保育所に直接来てもらって参加できるような対応が今後は必要だと思いました。

他には、施設の設備として、複数のパソコンやWi-Fi環境は結構大事かもしれないです。

所長

工夫次第で1台のパソコンや有線のインターネット環境でも開催できないことはないと感じたけど・・・

今の先行き不透明な状況では、もしもの時にオンライン開催という手段があるということは、施設として大きな強みになるのではないかと思いました。

今回の記事では、ZOOMの具体的な使い方については、詳しく説明することができませんでしたが、検索するとわかりやすいサイトがたくさんありますよ。

まだオンライン懇談会を実施したことがない施設の皆さん、がってん学童の取り組みを参考に、チャレンジしてみてはいかがでしょうか?

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