【学童保育】初めての「オンライン懇談会」開催準備とやってみた感想

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始めてオンライン懇談会をやることに

5月末のある日・・・

・・・というわけで、がってん学童の保護者懇談会を、初めてオンラインで開催することになりました。

長引く感染予防対策で、懇談会など人が集まる機会がすっかり少なくなってしまいました。

そんな状況をなんとか打開したいと考えている指導員の皆さんも多いのではないでしょうか。

今回の記事では、オンライン懇談会の開催にあたって、私たちが苦労した点や準備、懇談を終えての感想などについてまとめました。

オンライン懇談会の内容

ってなわけで、正直なところ、初めてのオンライン懇談会の一番の目標は、「指導員のマスクなしの顔を保護者の皆さんに見てもらうこと」。それができたらオッケー！って、あまり高望みはしないことにしました。

オンライン懇談会の準備

これらは、今回の懇談会で私たちがやった準備の内容ですが、全てが必要なわけではありません。

必要な部分だけを取り入れてくださいね。

【学童保育】ミッション・保護者懇談会を成功させよ！

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案内配布

いつもの懇談会でもやっていることですが、今回は初めてのオンラインということで、ZOOMの使用方法をまとめた資料を添付しました。

全国指導員学校に参加した時の資料やその他のオンライン研修会の案内をいっぱい参考にさせていただきました。

ちなみに懇談会の日程だけは、４月に決めてお知らせしていました。

参加確認

参加確認は、今回は紙のアンケートではなく、Googleフォームを使いました。

集計を自動でしてくれるので、便利です。

オンライン懇談会は、参加に必要なミーティングIDなどもメールで送ることになるので、参加確認もメールですることにしました。

Googleフォームは、一斉メールシステムを使って保護者に送ります。

参加確認アンケートの内容は以下の通りです。

• 児童名
• 参加・不参加
• 不参加の理由（日程・時間・開催方法・その他）
• 懇談会で指導員に質問したいこと
• 意見交流で他の保護者に質問したいこと
• オンライン懇談での写真・動画使用の確認

ZOOMのアップグレード

ZOOMって、無料で利用できるんだけど、主催者として使用する時には、無料版だと４０分までしか使えないんです。

今回の懇談会は９０分のプログラムだから、有料版へのアップデートが必要でした。

有料版にもいくつかのプランがあるのですが、「プロ」は、100人までの参加者で、会議制限時間は24時間まで可、費用は税込み2200円／月でした。

年間契約なら費用はお得になるんですが、今回は１か月のみの契約にしました。

支払方法はクレジットカードかpaypalになります。ちゃんと領収書が発行されますよ。

ミーティングパスワードの配布

ZOOMでは、会議の予定を作成すると、ミーティングID・ミーティングパスワード・参加者用リンクが作成されます。

これらを、一斉メールで保護者にお知らせします。

保護者向けに「練習会」を行うので、練習会用のミーティングＩＤなども同時に案内しました。

資料（紙）の配布

これはいつもの懇談会と同じ。ただ、今回は懇談会当日ではなく、事前に手元に届くようにしておきました。

A４の紙の裏表にでっかく〇✖って書いてあります。（詳しい使い方は後ほど）

練習会の実施

初めてのオンライン参加で不安な保護者のために、希望者には、オンライン会議に参加する練習ができる機会を作りました。

動画・報告内容の作成

動画と、各担任からの子ども達の様子の報告の作成は、普段の懇談会と同じです。

子どもアンケートの実施

今回の懇談会の保護者意見交流は、「大人への質問」をテーマにしました。

〇✖の紙を事前に配布して、保護者から保護者への質問を事前アンケートで募集しました。

子ども達にも協力してもらって、「大人に質問したいこと」をアンケートに書いてもらい、その中から面白い質問を、本番で保護者の皆さんにぶつけました。

リハーサル

報告内容がまとまった１週間前のタイミングで、リハーサルのオンライン会議を立ち上げ、本番と同じPCを使って、実際に指導員が1人ひとり報告してみました。

同じ部屋で、報告者以外の指導員たちが、画面を通して出来栄えをチェックして、率直に改善点を出し合いました。

やっぱり、普段の懇談会とオンラインでは色々勝手が違うことがわかり・・・、これは大変ためになりました。

改善点を修正して、懇談会当日に2回目の最終リハーサルを行いました。

試行錯誤の末、本番は２台のパソコンを使うことにし、１台目が報告者用、２代目が参加者の承認用（ホスト）にしました。

画面共有用のプレゼンテーションを作成

リハーサルの結果、話す内容に応じて画面に映す（画面共有する）プレゼンテーションがあった方が良いということになり、要点をまとめた資料をパワーポイントで作成しました。

オンラインの場合、声が聞き取れなかったら、内容がまったく伝わらなくなっちゃうんです。

事後アンケートの作成

懇談会終了後に保護者に一斉メールする事後アンケートをGoogleフォームで作成しました。

いよいよ本番！

最後に、オンライン懇談会に際して、保護者の皆さんにお伝えした注意点です。

事前に配布した文書や、懇談会当日の最初の挨拶の前に繰り返しお伝えしました。

オンライン懇談会、やってみた感想

約１か月半に及ぶオンライン懇談会の準備を経て、ついに本番が終了しました。

参加してくれた保護者の反応は上々で、懇談会翌日には、保護者との距離が縮まっていることを実感できました。

意見交流会には、保護者と一緒に子ども達もたくさん参加してくれて、とても楽しいひと時となりました。

画面越しではありましたが、各家庭のお茶の間の雰囲気が結構わかったりしました。

いつもクールだと思っていたお母さんの、あったかい笑顔を見ることができたりして、本当に素顔の交流って大事だと思いました。

考えてみれば、昨年入所した２年生の保護者だって、お互いのマスクなしの素顔を知らなかった人も大勢いたんです。

で、結局、いつもの懇談会とオンラインの開催と、どっちが指導員の負担が少なかったかというと・・・

というのが、がってん学童の指導員の感想でした。

一番大きかったのは、当日の受け入れの負担がまったくなかったことでした。

オンライン開催の課題

一部でしたが、オンライン開催によって参加ができない人がいたんです。

そのような保護者には、学童保育所に直接来てもらって参加できるような対応が今後は必要だと思いました。

他には、施設の設備として、複数のパソコンやWi-Fi環境は結構大事かもしれないです。

今の先行き不透明な状況では、もしもの時にオンライン開催という手段があるということは、施設として大きな強みになるのではないかと思いました。

今回の記事では、ZOOMの具体的な使い方については、詳しく説明することができませんでしたが、検索するとわかりやすいサイトがたくさんありますよ。

まだオンライン懇談会を実施したことがない施設の皆さん、がってん学童の取り組みを参考に、チャレンジしてみてはいかがでしょうか？

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